事務局構築プラン

このような問題で困っていませんか？

プラン概要

医院の規模拡大に伴い、増加する「総務・経理・人事労務」といった事務作業。これまで院長や院長夫人が診療の合間に片手間でこなしていたり、診療スタッフが兼任していたりした体制から脱却し、医療法人の「専任事務局」をゼロから構築・組織化するための総合支援プランです。

本プランでは、煩雑なバックオフィス業務を「視える化」し、属人化させない仕組みを整備。さらに、スタッフが自ら課題を見つけて改善を繰り返すPDCAサイクルを定着させることで、外部に依存せず、安定的に自走し続ける強固な組織基盤を作り上げます。

専任組織の確立

ドクター、歯科衛生士、歯科助手、受付といった「診療部門」とは明確に一線を画した、バックオフィスを統括する独立組織としての「事務局」のポジションを確立します。

ただ専任スタッフを配置するだけでなく、理事長・院長から事務局への「適切な指示・命令系統」と、事務局から経営陣への「スムーズなホウレンソウ(報告・連絡・相談)」のルートを設計。これにより、経営陣がコア業務である「診療」や「重要経営判断」に100%集中できる環境を整えます。

タスクの整理・業務分担

これまでブラックボックス化になりがちだった、経理・人事労務・総務・育成管理にわたるすべての定常タスクを洗い出し、可視化します。「誰が・何を・いつまでに・どのクオリティで行うか」の役割定義を明確に行うことで、業務の属人化を徹底排除。特定のスタッフが休んでも滞りなく事務が回る、無駄のない最適な業務分担(ワークフロー)を構築します。

自走する組織(PDCAサイクルの定着)

構築した業務手順を「業務マニュアル」としてドキュメント化し、誰でも再現可能な状態にします。さらに、定例ミーティングの運用やタスク・課題管理ツール等の導入により、事務局メンバー自らが「問題提起」を行い、計画(Plan)→実行(Do)→評価(Check)→改善(Act)のPDCAサイクルを主体的に回せる組織文化を醸成します。サポート期間終了後も、自力で業務をブラッシュアップし、医院の成長に合わせて進化し続けられる「真の自走」を目指します。

タスクの整理・業務分担例

経理	売上管理、残高管理、経費管理、支払管理、帳票管理
人事労務	採用、労務管理、給与計算、人事手続き、問い合わせ対応
総務	設備管理、行政対応、庶務、ミーティング管理、外部折衝/応対
育成管理	研修管理、評価運用管理、スタッフマネジメン ト管理

サポートスケジュールイメージ

訪問回数と料金

サービスメニュー	訪問回数	月額料金	備考
事務局構築プラン (初期フェーズ)	月3回	450,000円/月 （税込¥495,000）	タスク整理期間。その後、状況に応じて段階的に訪問回数を減らしていきます。
事務局構築プラン (通常フェーズ)	月1回	150,000円/月 (税込165,000円)	定常業務を安定的に回し、自走する状態を維持・改善します。