お客様の声

友人からの評判を聞いて「Mr.歯科事務長」にお願いすることにしました。

当院では、移転後に急成長し、スタッフや患者数が増えたため、 それにともなう、事務タスクや雑用、院内の調整毎も増えてきました。

机の上やキャビネットの中には、 「いつか処理しなければいけない仕事」がたまってゆくばかりだったので、 まずは「過去の仕事」として、
テナント管理上の手続きや人事関連の書類整理、行政関連の積み残しタスクを処理してもらい、気持ちの上でもスッキリとしました。

その次には「現在の仕事」として、 月次の経営データの集計や分析、会計士への提出書類、 スタッフの入退職時の手続きなど、
院長のルーティン業務を移行することで、事務的な負担を減らすことができました。

現在は「未来の仕事」として、 医院の戦略課題（たとえば日曜診療を始めるための体制作りや院内調整等）の実現について、実務への落とし込みを担当してもらっています。

それ以外に大きなメリットを感じているのは、 組織運営や人事マネジメントのサポートです。 院長とスタッフは毎日、日常業務で接しているため、
ある面では馴れ合いになったり、議論が感情的になったりすることがあります。

第三者として事務長がいることで、 院長の声を「ボイスチェンジ」し、客観的な立場から伝えてくれたり、
面談の際に、院長に伝えずらいこと、また院長から伝えずらいことなど、 クッションに入ってもらうことができるようになりました。

このクッションが一つあることで、スタッフマネジメント歯科医師や歯科衛生士の採用活動も二枚構造となり、
人事面でのオペレーションの失敗が少なくなったと実感しています。 これは、院長にとっても、スタッフにとってもメリットがあると感じています。

費用面で迷っている友人もいましたが、 仕事スキルや業界知識のない段階から育てる時間を考えると、 ある程度ざくっと仕事を依頼しただけで理解してくれるので、
忙しい院長にはメリットがあるサービスだとおススメしました。

法人化する際に、できるだけ業務は専門家に委託しようと考え、会計士・社労士・FPなど外部のパートナーを利用することにしました。

しかし、どうしても院内でオペレーションしなければいけないことが多く、業務が滞りがちになっていた時に、このようなサービスがあることを知り、話を聞いてみることにしました。

最初は、新人Dr.よりも費用が高いため「それだけの価値が本当にあるのか？」と躊躇しましたが、お願いして1ヵ月でメリットを感じました。

まずは、いままで滞っていた仕事、気になっていた仕事がスムーズに進むようになった点にメリットを感じています。

例えば、院内のリニューアルや機器の入れ替えの際の調査や業者との調整。ホームページのコンテンツ充実、売掛金の催促、歯科医師や歯科衛生士の採用活動サポート、スタッフとのミーティングの事前準備ととりまとめなど、どうしても自分で管理しきれなかった部分を任せることができるようになり、正直「楽」になりました。

また、課題や今後の展開について、いい相談相手になってくれる点もメリットです。

自分が考えている点を補足するような案を出してくれたり、弱気に考えている時には背中を押してくれたりなど、他の医院との比較を通じた客観的な立場から意見を言ってくれるのは、とても心地よいと感じています。

院長以外はほとんど女性スタッフで運営している歯科医院にとって、心強いサービスだと思います。

歯科医師として、医院経営者としてどちらも当然院長がその先頭に立ち日々仕事をしています。医院の成長過程で、院長はみな悩み、模索しながらある意味孤独なものです。

Mr.歯科事務長はそんな院長の仕事における良き女房役を努めてくれています。

特に当院においては、直接的に治療、売上げに関わること以外の業務で、アイデアを形にしていきたいことが山ほどあります。
パンフレット、リーフレット、自費メニュー、オリジナルツール、なども口頭での打ち合わせでも、私のイメージどうりに仕上げてくれます。
多くの医院と関わりをもち、歯科に精通した事務長だからこその仕事力を高く感じています。

煩雑化してくる院内LANシステムの把握やトラブル対応、PCでの顧客情報管理、HP、メルマガ、メーリングリスト等の管理といったITサポートも複数の取引会社様の間に入ってやってくれます。

院長がしなくてもよいことを担ってくれるので私の時間も節約でき、無駄な外注も控えられるようになりました。

ブレインとしても、訪問時は私の考えていること、医院の目標などをじっくり傾聴してくれるので、取り組むべき課題や未来への方向性をその場で共有することができます。コーチングを受けている感覚です。

「緊急で重要な事」はもちろん、「緊急でないけど重要な事」を確実にカタチや結果に結びつけてくれるので、月2回のサポートでも大変満足しています。

実は、院長のパートナーであるMr歯科事務長は医院スタッフにとっても、とても頼りになる存在のようです。
院内イベントでは、写真撮影やムービー作成までお願いできました。
院長から任された仕事で困っていることのアドバイスからサポート。そして雑務やPCスキルの伝授そしてプロジェクトのサポートなど、スタッフの仕事力を上げる縁の下の力持ちになっているようです。

医院を成長させたいと考えている院長、医院にとって、このMr.事務長が役に立たないということはまずあり得ないでしょう。
すぐに実感することと思います。

開業して5年。日々走り続けて、少しずつ医院の業績も伸びてきました。しかし、それと比例して、自分の時間がどんどんとなくなっていきました。目標に向かってその先へ進むためには、自分一人の力では限界を感じていたのです。

○コンサルタントに依頼しよう！
→でも、天邪鬼の自分は、外部からあれこれ言われたくない（笑）

○仕組みが大切だ！
→アイデアがあっても、形にする時間が全然ない（泣）
こうして、手詰まり感いっぱいで、不安だけがどんどん募る中、出逢ったのが『Mr.歯科事務長』のサービスでした。

僕が一番「これだ！」と思ったのは、『事務長の対応できる範囲が幅広いこと』でした。白川さんは多種多様な要望に応えることが出来るのです。
僕の場合は、『想いを形にしてくれる伴走者』、『経営力を強化する経営参謀』としての事務長を求めていた
のですが、白川さんは、正に適した人物で、押し付けること無く、僕の想いをしっかり聞いてくれた上で、依頼したことを形にしてくれています。

2016年一年で、『就業規則の見直し』、『HP全面リニューアル』、『採用強化』という大きなテーマを形にすることができました。
特に『採用』については、歯科衛生士2名、受付1名を過去一番早く採用することができ、内定をだすことができました。非常に安心・満足しています。
また、これらの業務を進めるにあたり、外部（社労士、会計事務所担当者、歯科衛生士専門学校など）との連絡も密に、素早く取ってくれるので大いに助かりました。（自分が非常に苦手な項目なのです）
もちろん、他の細かい依頼にも随時応えてくれます。「オススメの書籍を教えてほしい」、「マナー講習を受けたい」、「スタッフ向けに医院経営について話しをしてほしい」。時には「プリンターが壊れた」ということも解決してくれます。

今では、僕だけでなく、当院スタッフも『困ったら、事務長に聞いてみよう！』と口にする程です。
さらには、事務長とのミーティングにおいて、「今後、どうしていきたいのか」をたっぷり聞いてもらい、自分で再確認するという『コーチ』的な役割もしてもらっています。
『理念やビジョンのもと、やりたいことがいっぱいあるのに時間が無い。』そのような院長先生には不可欠なサービスだと思います。

どんな理念をもって歯科医院を経営するかにより、歯科事務長さんとのかかわり方は変わってくると思います。
私は、Mr.歯科事務長サービスを通じて、全国的なネットワークのあるMOCAL社から得られる情報と、担当事務長である白川さんが持つ経験・知識・情報を得られ、医院経営に活かせることに価値があると感じています。どんなに理念やビジョンを持っていても不安になることはあります。

自分が考えていることや目指していることの方向性が、「世の中のニーズとズレていないか？」「自分の独りよがりになっていないか？」
ということは常に頭の中にあり、それを確認する材料として、自分とは異なる視点から意見を頂けることがとても有難いと思っています。

『医院の発展のために良いものを積極的にどんどん取り入れたい！』そんな先生にとって、Mr.歯科事務長サービスは、心強い味方になってくれることと思います。

当院では、主にマーケティングと人事関連でのサポートで活用しています。

分院である小児歯科の立ち上げ時には、WEB関連のマーケティングはもちろんのこと、近隣の保育園や産婦人科への告知活動をしてもらいました。
現在は、矯正の集患を、専門業者と一緒に進めてもらっています。

また当院には専任の事務長もいますが、人事関連では、給料や労務、人間関係のデリケートな部分などを担当してもらっています。
この部分こそ、アウトソーシングの強みの一つだと感じています。

代表である今野さんとは前職時代からのお付き合いで、人間的に信頼できますし、こうしたサービスを選ぶ際には、やはり「人」と「人」という視点が大事だと感じています。

今野さんは、僕が1つ上にあがれるかどうかっという時に、必ず助けてくれます。

まだまだ理想や目標があるのであれば、事務長の設置はかなり大きな力になることは間違いありません。

導入のきっかけや理由

規模が大きくなる中で診療以外の仕事が滞っていたことが一つ、（スタッフ面談や採用業務、HPリニューアル、院内掲示物の整備など）
もう一つは、分院立ち上げが今後の構想の中にあり、そのためにはマネジメントや、分院立ち上げの際の実務面で事務長が必ず必要だと思ったことが大きな導入の理由です。
とはいえ専属事務長を雇うのも難しいので、アウトソーシングに委託してみようと思いました。

導入前に迷ったこと

もちろん初めてのサービスですので、月4回訪問で何ができるのか、どこまでできるのか、といった漠然とした不安は正直ありました。

当院では月1回のコンサルタントも入っていますが、コンサルタントと違って月4回来てもらえるので、事務長がくるその4回の日に集中して医院にとって大事な第二領域のことを一緒に考えたり、進めるための時間が取れたことが何より大きいです。
また当院ではスタッフ面談で、スタッフの状況把握や意見の吸い上げをやってもらっていますが、経営者視点をきちんと考慮しつつ院長とスタッフ間の中立としてのバランスを保ちながらやってもらっています。

導入後の感想

良く聞く話ですが、専属事務長の場合得てしてスタッフ側の意見に傾倒しはじめ、事務長の存在が逆効果に働くこともありますが、
院長視点、経営者視点を理解してくれながら進めてくれる点は、アウトソーシングの大きなメリットだと感じています。

中立という意味では、やはり医院を客観的に見てもらえるので、出来ていないところ、課題点をピックアップしてもらえることも大きいです。時には耳が痛い？ことも言われることがありますが、医院が成長するために必要なことと捉えています。

導入を検討している方へのアドバイス

これまでコンサルタントを雇った方はいらっしゃるかもしれませんが、事務長サービスはこれまで使ったたことがない方が多数だと思いますので最初は不安だと思います。

コンサルは今後の道筋をつけてくれますし、ノウハウは提供してくれるので、その点の価値はありますが、実際にそれらを自医院に落とし込めるかどうかは院長やスタッフの力量次第ということがどうしてもあります。

しかし事務長がいることで、ツールやノウハウを実際に形にして自医院に落とし込んでくれるので、言わば「事務長の価値は自分の思い、未来予想図を具体的に形にしてくれるところ」だと言えます。スタッフが15人を超えたら週1でも事務長を雇うべき！ですね。

車を買い替えるのを少し待って、まずは1年間やってみてはいかがでしょうか？

導入のきっかけや理由

医院規模・スタッフ数が多くなり事務的な仕事をする時間がなくなってしまったのと、経営相談や診療ではない経営の部分のできるスタッフが必要と考え事務長を探していたところ、ネットでこのサービスを見つけました。

導入前に迷ったこと

1番は医院の雑務なども必要なのでやはり毎日いる事務長のほうがいいのではないかという点と、そこに関わるコストが一般的に雇う事務長よりも高い点で悩みました。

導入後の感想

最初月に2回から始めました。初めてすぐに事務的な仕事、院内のポスターや配布資料づくりなどひとりでおこなっていた時と比べ格段に完成までの時間が早くなり、自分の時間が作れるようになったことが良かった点です。

導入後すぐに医院規模も大きくなったため、増築の準備や家具を組み立ててもらえたりすることでクリニックを休診にせずスムーズに増築オープンできたことも大きなメリットかとおもいます。それに伴い事務長サービスも月に4回に増やし、医院マーケティングを相談できたりHP業者などとのやりとりを専門的な知識がない自分が行うよりもスムーズですし、経験がある事務長に対応してもらえることで自分一人では対応しきれない隅々まで事務長が考え業者対応してもらえるところも良かった点です。

今考えてみるとこの事務長サービスは雇用する事務長とはそもそも次元の違う比較するものではないと思えます。どちらかといえば、より身近なコンサルタントのような存在ではないでしょうか。一般雇用する事務長にこのような専門的な知識を身につけてもらうには相当な時間と費用もかかりますし、すごく閉鎖的な視点しか身につけることが難しいかと思います。事務長サービスは他院のさまざまな先生方の仕事を手伝っているからこそ、自分にはないアドバイスをもらえ、より視野の広い経営につながるのではないかと思います。

今では自医院にとって必要不可欠な存在であり、クリニックの一つの歯車ではないかとおもいます。

導入を検討している方へのアドバイス

最初は自医院の考えやなにをしてもらいたいのかが明確にないこともあるかと思いますしうまく伝わらないこともあるかもしれませんが、担当事務長は必ず院長の思いをよく考え汲み取ってくれます。長く続けて来てもらうことで要望を出さなくとも今クリニックに必要なことを事務長が考え行なってくれます。コスト以上のパフォーマンスは絶対にあります。

とにかく長く担当事務長と長く付き合い思いをぶつけることがうまくこの事務長サービスを利用するポイントではないかと思います。

導入のきっかけや理由

規模が大きくなり、スタッフの人数も増え、どうにかしたいと思いいろいろ探していて、Mr.歯科事務長を見つけました。

導入前に迷ったこと

コストです。費用対効果を考えました。

助手1人を常勤で雇うことができる金額です。助手を教育して育てていくことも可能と考えました。

導入後の感想

一言で言って、本当に助かっています。当院では、マネジメントをお願いしていますので、人選でも助かりました。女性の世界ですから、年上の女性から叱られることも必要です。歯科経験も長い方なので、スタッフもしっかり向き合い、理解を示しています。

定期的に面談をしていただき、第三者だからこそ聞きだせることや、伝えていただくことによってスタッフの成長に繋がっていると思います。最近では、スタッフの方から相談を持ちかけています。

導入を検討している方へのアドバイス

長期的に見たら医院経営には、第三者の目が必ず必要です。

コストが分かれ道になると思いますが、一歩踏み出す勇気が必要です。これからは、人材こそ最大の武器です。経営していく上で、マネジメントは重要。院長一人で十分には出来ないことです。その為にも、事務長は無くてはならない存在と思います。

事務長に来ていただくにも、最大限生かせるのも医院次第。コミュニケーションをしっかり取り、一番の理解者になってもらうことです。

導入のきっかけや理由

DMと椎名先生のFBで知りました。

調度その頃に、事務長が必要と感じていました。「スタッフは、人数も少なく、まだ育っていない。」という状況だったので、外部で頼める事務長がいたらと考えていました。

導入前に迷ったこと

全く迷いはなかったです。

お願いする前までは、マーケティング会社にお願いしていていました。取り組み方は理解し基盤が出来たので、次の段階として内部強化と考えていました。

導入後の感想

歯科医院は女性社会なので、院長に直接言えないことやスタッフ間で言えないことを、第三者の方だからこそ話せることと思います。

あとマネジメントは、組織内で何とかしようとするのは無理だと思っています。客観的な目で聞いてもらい、見てもらうことが組織には重要です。

面談もやりっぱなしではなく、事務長がきちんとフィードバックして下さるので状況を把握できます。

昼休みを挟んで訪問していただいているので、診療中面談できないスタッフは、事務長の所でお昼を食べながら相談しているスタッフもいます。

導入を検討している方へのアドバイス

小規模の間は、院長だけでも何となりますが、中規模になった時点で、院長だけでは賄えない。スタッフにはまだ任せられない。と思う時がきます。そうした場合は迷うことなく、Mr.歯科事務長を頼むべきだと考えます。