法人化を機に、アウトソーシングを活用。「正直、楽になりました！」（ナオデンタルクリニック様 東京都）
【導入事例①】東京都 ナオデンタルクリニック様
- 月4回訪問プラン
- チェア８台
- スタッフ１３名
導入目的
売上規模が大きくなり、院内の事務や雑務が煩雑になってきた。事務長を活用することで、院長の負担を減らしたい。またスタッフが増え、採用や面談、院内のコミュニケーションなどに十分な対応ができなくなってきたので、院長のコミュニケーションを補完してもらいたい。
事務長のお仕事① 毎月のルーティーン業務
給与計算関連
- 給与計算／会計データの送付（会計事務所）
- スタッフ有給休暇の管理
- インセンティブ／歩合の計算等
月次集計業務関連
- 診療実績データ集計／分析
- 歯科医師・歯科衛生士担当別実績表
- 来院経路集計／分析
インフォメーション更新関連
- ホームページ「休診日・矯正日」お知らせ更新
- スマホサイトお知らせ更新
事務長のお仕事② マーケティング関連
ホームページコンテンツの充実
- 新しい設備やメニューなどコンテンツ企画
- インプラント等の専門サイトの企画
- Facebookやツイッターの埋め込み活用企画
- リスティング広告の設定／運営
ここまでやります！指示書の作成
- コンテンツ構成（院長に代わって頭を使います）
- 文章案の作成
- 写真撮影
ここまで煮詰めて、HP業者に作成指示をだすから
イメージ通り、医院のオリジナリティのあるものになる
メールマガジンの配信
クリニックとのリレーションを深め、継続来院を促す目的で、スタッフと協力して、毎月、メルマガを配信。（デントネットによる配信：約３０００件）
ポータルサイト登録・管理
各種ポータルサイトへの登録により、WEBマーケティングを継続的に強化。SEO対策とホームページの閲覧者数増につなげる取組を行っています。
事務長のお仕事③ 採用関連
採用WEB媒体の管理
- 採用サイトなどの原稿作成、定期更新
- 応募者との面接日程の調整
採用エージェントとの連絡
人材紹介会社のエージェントと定期的に連絡を取ることで、人材情報を広く集めて、採用の成功確率を上げていきます。
新卒者向けの採用活動
- 歯科大学や衛生士学校に求人票や医院案内を作成して掲示依頼をします。
- ハローワークなど公共の機関も活用します。
面接
- 一次面接
- 院長が無駄な面接をしなくて済むように、選り分けて二次面接に進めます。
- 二次面接
- 院長が面接をし、採用するか、判断を迷う時には、事務長が二次面接を行い、二人の視点で判断します。
- 採用可否の連絡
入社・退職時の事務手続き
- 雇用契約書や入社資料一式作成
- 入社オリエンテーション
- 雇用保険や社会保険加入準備（社労士連携）
- 名刺作成、HPへのスタッフ紹介掲示
事務長のお仕事④ 人事・コミュニケーション関連
ミーティングの運営管理
- チーフミーティング
- 全体ミーティング
- 院長の意向に沿って、改善の取組や情報共有など目的に沿ったミーティングを企画運営します。
面談の実施
定期面談、不定期面談など、必要に応じて行います。
事務長が面談を行うことで、スタッフの悩みや院内のトラブルなど、早め早めに情報をキャッチすることで、問題を未然に防いだり、小さいうちに解決できるケースが多くなります。
医局旅行の企画・段取り
医局旅行の行先アンケートから、旅行代理店との交渉、オプショナルツアーの手配まで、段取りを行います。
院長との作戦会議
院長が考えている課題や院内の問題など、定期的に打合せを行います。
院内の状況について理解している事務長と、会話のキャッチボールをすることで、解決策やアイディアなど、様々な糸口が見えてきます。
事務長のお仕事⑤ 院内業務のサポート
各種ツールの作成
初診コンサル用スライド／補綴コンサル用スライド
リコールハガキ／中断者用ハガキ／紹介カード
医院案内小冊子／メンテナンスコンサルシート
価格表／セレックのご案内／その他、各種書類
患者満足度アンケートの実施
対応スタッフ毎の評価が分かるような、患者満足度アンケートを企画・実施。
実施後は、改善レポートを作成して、院内に掲示するとともにホームページに掲載。
マニュアル・手順書の作成・整理
院内のマニュアルをスタッフと協働して整理、また、各種取組の手順書を作成。
事務長のお仕事⑥ 行政手続き関連
各種届出
- 医療法人事業報告書
- 保健所等への資料提出
- 外来環境加算の申請
- 登記内容の変更
- 医療情報ひまわり更新管理
- 医療従事者登録調査、等
お客様の声
法人化する際に、できるだけ業務は専門家に委託しようと考え、会計士・社労士・FPなど外部のパートナーを利用することにしました。
しかし、どうしても院内でオペレーションしなければいけないことが多く、業務が滞りがちになっていた時に、このようなサービスがあることを知り、話を聞いてみることにしました。
最初は、新人Dr.よりも費用が高いため「それだけの価値が本当にあるのか？」と躊躇しましたが、お願いして1ヵ月でメリットを感じました。
まずは、いままで滞っていた仕事、気になっていた仕事がスムーズに進むようになった点にメリットを感じています。
例えば、院内のリニューアルや機器の入れ替えの際の調査や業者との調整。ホームページのコンテンツ充実、売掛金の催促、歯科医師や歯科衛生士の採用活動サポート、スタッフとのミーティングの事前準備ととりまとめなど、どうしても自分で管理しきれなかった部分を任せることができるようになり、正直「楽」になりました。
また、課題や今後の展開について、いい相談相手になってくれる点もメリットです。
自分が考えている点を補足するような案を出してくれたり、弱気に考えている時には背中を押してくれたりなど、他の医院との比較を通じた客観的な立場から意見を言ってくれるのは、とても心地よいと感じています。
院長以外はほとんど女性スタッフで運営している歯科医院にとって、心強いサービスだと思います。
業績の向上やスタッフマネジメントについて、二人三脚でサポートしてくれる、サポーターが欲しい。（高峰歯科医院様 東京都）
【導入事例②】東京都 高峰歯科医院様
- 月２回訪問プラン
- チェア５台
- スタッフ７.５名
導入目的
リニューアル後、数年は順調に経営が推移してきたが、ここ数年、頭打ちになっている。また、スタッフのマネジメントについても、限界を感じている。業績の向上やスタッフマネジメントについて、二人三脚でサポートしてくれる、サポーターが欲しい。
業績向上のために行った施策(1)
医院前看板・ファサードのリニューアル企画・調整
下町エリアであることから、オレンジを多用した親近感のあるデザインを企画。
併せて、ブラックボードの掲示、医院リーフレットの設置をしました。
業績向上のために行った施策(2)
WEBマーケティングの強化
(1) ホームページのコンテンツ強化
- 予約までの動線を整理
- アクセスログを分析して、人気メニューのページを追加
- 患者アンケートなどコンテンツを追加
(2) ２４時間WEB予約の開始
- 予約システムの機能を利用して、初診のみの２４時間予約を開始
(3) PPC広告の活用
- 医院の強みやブランディングを考慮した広告文を作成し、広告を運用
(4) 各種ポータルサイト登録・運営
- 無料ポータルサイトを中心に活用し、アクセス数増加を実施
(5) SNSの活用
その他 事務長のお仕事 院内業務のサポート
リコールハガキの作成と送付
予約システムから該当者をピックアップして、オリジナルハガキを毎月送付
各種ツールの作成
医院案内／紹介カード／ホワイトニングポスター／
カムカムクラブ会員用書類／価格表／中断ハガキ／
お礼状／スタッフ紹介／ポイントカード／
その他、各種書類
給与・人事・労務関連
- 給与計算／歩合の計算等
- 雇用契約書の作成
- 採用媒体の管理・運営（とらばーゆ他）
ミーティング
時々の重点課題について、ファシリテーターとしてミーティングを進行し、意識の共有やとりまとめを行う。
事務関連の業務
- 外来環境加算の申請
- オンライン請求の仕組み整理／手順書作成
- 機器や什器の選定、購入
- カルテ庫拡張の段取り
- 衛生士学校実習先登録
- 清掃業者の調査・手配
- 歩合制度の構築
１８ヵ月後の業績の推移
新患数約1.5倍 自費売上約2倍 総売上約1.4倍
データ集計期間：２０１３年１月（２０１３年１月～３月までの平均）と１８カ月後（2014年4月～6月までの平均）の比較データ
スタッフ数：Dr２名、DH２名、DA２．５名 （Dr非常勤１名増、DA非常勤１名増）
お客様の声
医院経営の将来を考えた時に、いろいろと不安になることもあり、「何か手を打たなければ」と思うことがありました。しかし、日常の忙しさに追われ、後回しになってしまったり、何から手を付けるべきか迷ったりで、有効な手を打てずにいました。
事務長が来てくれることにより、一人では重かった腰が上がり、一歩一歩、改善を推し進めていくことができました。業績も目に見えて改善しました。
院長一人の取組に、限界を感じている方には絶対におススメのサービスです！