導入のきっかけ
医院の年商が2億円、スタッフが20名を超えたあたりから、院長の私と、右腕であるチーフ歯科衛生士の業務負担が急激に増え、「かなりしんどいな」と感じ始めたのが最初のきっかけです。特に、管理業務のほとんどがチーフに集中してしまい、彼女のキャパシティも限界に近づいていました。
以前から経営セミナーなどに参加する中で、「事務長」という存在の重要性は理解していました。実際に事務長を採用しようと試みたこともありましたが、歯科医院の経営を任せられる優秀な人材に出会うのは非常に難しく、採用がうまくいきませんでした。
仮に採用できたとしても、一人前に育てるまでの労力や、早期離職のリスクを考えると、なかなか踏み出せずに半分あきらめていたのが正直なところです。過去にはオンラインの事務サポートを試したこともありましたが、結局、業務を依頼するためのコミュニケーションコストが膨らみ、かえって自分達の仕事が増えてしまうという苦い経験もしました。
そんな八方塞がりの状況の中で、信頼している知人の院長先生から「良いサービスがあるよ」と紹介していただいたのが、Mr.歯科事務長さんでした。
導入前に迷ったこと
新しいサービスを導入するにあたり、「業務の引継ぎはスムーズに行えるだろうか」「どんなスキルを持った担当者が来てくれるのだろうか」という不安はありました。
しかし、最初のサービス説明の段階で、担当の方が丁寧に、そして具体的に私たちの課題をヒアリングし、サポート内容を提案してくれました。その打ち合わせを通じて、導入のイメージができたので迷いはなくトライアル致しました。
費用面については、正直に申し上げて安価ではありません。ただ、自前で事務長を一人雇用するコストや教育の手間、そして先ほどお話ししたような離職リスクを考えれば、結果的にコストパフォーマンスは良いと判断しました。雇用契約に伴う様々なリスクを回避できる点も、経営者としては大きな魅力でした。
支援内容
右腕であるチーフ歯科衛生士に集中していた管理業務の切り離しを軸に、支援をいただいています 。具体的には月6回の定期訪問を通じて、勤怠管理や給与計算といった煩雑なルーチン業務を代行 。
これにより、チーフが本来の専門領域である診療やスタッフマネジメントに専念できる環境が整いました 。また、外部視点による他院の成功事例や最新情報の提供は、院内だけでは困難だった「事務長の型」の確立に繋がっています 。私の突発的な業務にも臨機応変に対応いただける点も助かっています 。
導入した感想
一言で言うと、「現時点ではベストな選択だった」と考えています。
もし私たちが自前で事務長を雇用していたとしても、ここまで質の高い仕事は任せられなかったでしょう。担当の方は、現在進行形で他の多くの医院も見ていらっしゃるので、常に最新の情報や他院の成功事例を共有してくださいます。こちらが求めているレベル以上の提案や仕事をしてくれることもあり、本当に頼りになる存在です。
最も大きな変化は、私と右腕であるチーフの業務負担が劇的に減ったことです。これまで管理業務に追われていたチーフが、本来の専門分野であるスタッフマネジメントや診療に集中できるようになり、私も院長として現場にしっかりと向き合う時間が増えました。
その結果、サービス導入後、医院の売上は順調に伸び続けています。
また、月6回というコンスタントな訪問ペースも、業務スケジュールを組む上で助かっています。定期的に顔を合わせることで、課題の共有や次のアクションプランがスムーズに進みます。
そして、意外なメリットだったのが、「外部」の人間であることによる風通しの良さです。院内の人間関係のトラブルは、経営者にとって最も大きなストレスの一つですが、外部の事務長であれば、スタッフとの間に不要な軋轢が生まれる心配もありません。この精神的な負担の軽減は、本当にありがたいですね。
導入を検討している方へのアドバイス
多くの院長先生が同じだと思いますが、院長自身もスタッフも、「事務長がどのような仕事をするのか」という明確なモデルケースを院内に持っていません。全員が未経験者の中で、手探りで「事務長」というポジションを確立していくのは、困難な道のりと感じました
だからこそ、まずはプロにアウトソーシングし、自院にとっての「事務長の型」を一度作ってしまうことをお勧めします。
外部の力を借りて、「事務長がいれば、医院はこう変わるのか」という成功体験を院内に作るのです。その上で、将来的に必要であれば、その「型」を元に内製化を進めていくのが、確実で、失敗の少ない方法だと思います。
もし、かつての私と同じように、医院の成長と業務負担の増加に悩んでいる先生がいらっしゃるなら、一度話を聞いてみる価値はあると思います。
担当者からの一言
伊藤先生は、迅速な経営判断はもちろん、徹底した業務の仕組み化等、常に新しいことに挑戦し続けられています。休日も惜しまずセミナーや情報交換に励まれるなど、日々研鑽を積まれる姿に、私自身も大きな刺激をいただいております。
ご多忙な先生が、少しでもお時間を創出できるよう、これからも真摯にサポートしてまいります。
担当者：丸山 優
経歴
大学卒業後、大手家電量販店にて販売員、コーナー責任者を務め、接客スキルとお客様の立場になって徹底的に考える大切さを学ぶ。
その後、営業職を経て、楽器や音楽教室を展開する大手企業に転職。
関西・東海地区11店舗のエリアマネージャーとして、店舗運営、店長/スタッフ教育、各種プロジェクト責任者、マーケティング研修、新店舗立ち上げ等、幅広いマネジメント業務に従事。
個人販売実績全国2位（約2000名中）、オリジナルモデル販売比率全国1位など複数表彰歴あり。
これまで培ったマネジメントスキルとサービス精神を活かし、より社会に貢献したい想いからMOCAL株式会社に入社。
人事マネジメントとプロジェクトチーム運営を強みに現在活躍中。