アウトソーシング事務局®️– Outsourcing Secretariat –

多くの場合「絶対的なコスト」はアウトソーシングで高くなる傾向であることは否めません。
しかし経営全体の適正コストをかけることで、法人の成⻑、安定維持が実現します。
これまでの事例で、間接部門へのコストが少ないことによる弊害を数多く見てきました。
事務スタッフが毎晩遅くまで業務を行っている。そのため、ミスや診療現場からのクレーム、トラブルが頻発。事務スタッフが退職し、再度、採用と育成を行う必要がある。
戦略的な採用業務まで⼿が回らないため、診療現場でも「人員不足」の状態が頻発し、スタッフモチベーションの低下、診療機会のロスなど、「目に見えない損失」が発⽣しています。
経営機能には、「サービス提供する現場（診療部門）」だけでなく、「人事」「財務・経理」「開発」「営業・広報」など、複数の機能があります。またそれらの活動を下支えする管理機能も必要です。
「間接費」を単なる「後ろ向きなコスト」としてではなく、「戦略部門への投資」と考えることが、事業成⻑のポイントの⼀つです。
またアウトソーシングの場合には、事務局の「労務管理の⼿間」、「管理・採用・教育コスト」という見えないコストもアウトソーシング側が負担しています。

事務局アウトソーシングを活用するうえで、既存スタッフ様を解雇する必要はありません。
既存スタッフ様の業務範囲を踏まえて、適切なアウトソーシングプランをご提案します。その際、業務範囲や役割、情報共有、報告連絡相談などのガイドラインも併せてご提案します。

「ご利用の前の確認事項」にも記載していますが、一般的なビジネスルールに乗っ取った業務の進め方をお願いします。
事業規模を大きくし、運営を維持していくためには、組織規模にあった「人材」「運営体制」に切り替えていく必要があります。
これまでは休日夜間でも気にせずに、事務方への電話指示などを行っていた場合、「融通が利かない」と感じられることは出てくると思われますが、様々な運営面を、仕組み化し、スムーズに運営していくことで、緊急の連絡を⾏う必要が減ってくる状態を目指していきます。
「個人事業」から「会社経営」への切り替えの機会と捉えていただくことが良いと思われます。
合理的な運営、管理体制を構築するためにこれまでの業務指示や情報共有のやり方からの変更をご相談させていただく場合もございます。

事務局は、スタッフの業務や人事管理上、弊社オフィス内に設置します。
個別の状況により変わりますが、医院への訪問による各種業務すり合わせは、週1回程度設定して滞りなく業務が行えるようにします。
サービス提供エリアは、全国の弊社オフィス所在地より、公共交通機関を利用して2時間を対象エリアとさせていただきます。上記以外のエリアの方についても、プランにより、また追加料金等をお支払いいただくことでご対応させていただきます。

事務局の人員確保やフォーメーションは弊社で行わせていただきます。
事務局の構築する場合、必ず1名「担当事務⻑」をアサインします。「事務⻑」が事務局の管理職として業務のマネジメントや、院⻑との方向性などのすり合わせを行います。
もちろん事務局の役割や業務分担を明示したのちには、業務ごとの指示を、事務⻑を介せずに、事務局スタッフにしていただくことも可能です。
また「労務」など、直接スタッフとやり取りを行ったほうが効率の良いものにつきましては、スタッフとの連絡方法などガイドラインを整理して行います。

「接遇」や「レセプト点検」、「新規指導対応」「開業支援」「M＆A」等はMr.⻭科事務⻑サービスをオプションとしてご提供しています。

正常の法人運営を行うために診療部門の成⻑に合わせて、事務局の増強も行います。
おおむね「10％」を目安に増員していくとお考え下さい。

事務局の「広報・マーケティング」の機能では、おもに企画（内容を企画し、コンテンツの文章案や写真素材を用意）と調整を行います。ホームページ制作やコンテンツ修正等の実作業は、ホームページ業者に委託する点に変わりません。
同様に会計事務所、社労士事務所とも、医院側の必要書類の準備、調整を主に行いますので、士業の専門業務はこれまで通りとなります。