宮原 寛行– Hiroyuki Miyahara –

歯科医師として、医院経営者としてどちらも当然院長がその先頭に立ち日々仕事をしています。医院の成長過程で、院長はみな悩み、模索しながらある意味孤独なものです。

Mr.歯科事務長はそんな院長の仕事における良き女房役を努めてくれています。

特に当院においては、直接的に治療、売上げに関わること以外の業務で、アイデアを形にしていきたいことが山ほどあります。
パンフレット、リーフレット、自費メニュー、オリジナルツール、なども口頭での打ち合わせでも、私のイメージどうりに仕上げてくれます。
多くの医院と関わりをもち、歯科に精通した事務長だからこその仕事力を高く感じています。

煩雑化してくる院内LANシステムの把握やトラブル対応、PCでの顧客情報管理、HP、メルマガ、メーリングリスト等の管理といったITサポートも複数の取引会社様の間に入ってやってくれます。

院長がしなくてもよいことを担ってくれるので私の時間も節約でき、無駄な外注も控えられるようになりました。

ブレインとしても、訪問時は私の考えていること、医院の目標などをじっくり傾聴してくれるので、取り組むべき課題や未来への方向性をその場で共有することができます。コーチングを受けている感覚です。

「緊急で重要な事」はもちろん、「緊急でないけど重要な事」を確実にカタチや結果に結びつけてくれるので、月2回のサポートでも大変満足しています。

実は、院長のパートナーであるMr歯科事務長は医院スタッフにとっても、とても頼りになる存在のようです。
院内イベントでは、写真撮影やムービー作成までお願いできました。
院長から任された仕事で困っていることのアドバイスからサポート。そして雑務やPCスキルの伝授そしてプロジェクトのサポートなど、スタッフの仕事力を上げる縁の下の力持ちになっているようです。

医院を成長させたいと考えている院長、医院にとって、このMr.事務長が役に立たないということはまずあり得ないでしょう。
すぐに実感することと思います。

導入のきっかけや理由

規模が大きくなる中で診療以外の仕事が滞っていたことが一つ、（スタッフ面談や採用業務、HPリニューアル、院内掲示物の整備など）
もう一つは、分院立ち上げが今後の構想の中にあり、そのためにはマネジメントや、分院立ち上げの際の実務面で事務長が必ず必要だと思ったことが大きな導入の理由です。
とはいえ専属事務長を雇うのも難しいので、アウトソーシングに委託してみようと思いました。

導入前に迷ったこと

もちろん初めてのサービスですので、月4回訪問で何ができるのか、どこまでできるのか、といった漠然とした不安は正直ありました。

当院では月1回のコンサルタントも入っていますが、コンサルタントと違って月4回来てもらえるので、事務長がくるその4回の日に集中して医院にとって大事な第二領域のことを一緒に考えたり、進めるための時間が取れたことが何より大きいです。
また当院ではスタッフ面談で、スタッフの状況把握や意見の吸い上げをやってもらっていますが、経営者視点をきちんと考慮しつつ院長とスタッフ間の中立としてのバランスを保ちながらやってもらっています。

導入後の感想

良く聞く話ですが、専属事務長の場合得てしてスタッフ側の意見に傾倒しはじめ、事務長の存在が逆効果に働くこともありますが、
院長視点、経営者視点を理解してくれながら進めてくれる点は、アウトソーシングの大きなメリットだと感じています。

中立という意味では、やはり医院を客観的に見てもらえるので、出来ていないところ、課題点をピックアップしてもらえることも大きいです。時には耳が痛い？ことも言われることがありますが、医院が成長するために必要なことと捉えています。

導入を検討している方へのアドバイス

これまでコンサルタントを雇った方はいらっしゃるかもしれませんが、事務長サービスはこれまで使ったたことがない方が多数だと思いますので最初は不安だと思います。

コンサルは今後の道筋をつけてくれますし、ノウハウは提供してくれるので、その点の価値はありますが、実際にそれらを自医院に落とし込めるかどうかは院長やスタッフの力量次第ということがどうしてもあります。

しかし事務長がいることで、ツールやノウハウを実際に形にして自医院に落とし込んでくれるので、言わば「事務長の価値は自分の思い、未来予想図を具体的に形にしてくれるところ」だと言えます。スタッフが15人を超えたら週1でも事務長を雇うべき！ですね。

車を買い替えるのを少し待って、まずは1年間やってみてはいかがでしょうか？

導入のきっかけや理由

医院規模・スタッフ数が多くなり事務的な仕事をする時間がなくなってしまったのと、経営相談や診療ではない経営の部分のできるスタッフが必要と考え事務長を探していたところ、ネットでこのサービスを見つけました。

導入前に迷ったこと

1番は医院の雑務なども必要なのでやはり毎日いる事務長のほうがいいのではないかという点と、そこに関わるコストが一般的に雇う事務長よりも高い点で悩みました。

導入後の感想

最初月に2回から始めました。初めてすぐに事務的な仕事、院内のポスターや配布資料づくりなどひとりでおこなっていた時と比べ格段に完成までの時間が早くなり、自分の時間が作れるようになったことが良かった点です。

導入後すぐに医院規模も大きくなったため、増築の準備や家具を組み立ててもらえたりすることでクリニックを休診にせずスムーズに増築オープンできたことも大きなメリットかとおもいます。それに伴い事務長サービスも月に4回に増やし、医院マーケティングを相談できたりHP業者などとのやりとりを専門的な知識がない自分が行うよりもスムーズですし、経験がある事務長に対応してもらえることで自分一人では対応しきれない隅々まで事務長が考え業者対応してもらえるところも良かった点です。

今考えてみるとこの事務長サービスは雇用する事務長とはそもそも次元の違う比較するものではないと思えます。どちらかといえば、より身近なコンサルタントのような存在ではないでしょうか。一般雇用する事務長にこのような専門的な知識を身につけてもらうには相当な時間と費用もかかりますし、すごく閉鎖的な視点しか身につけることが難しいかと思います。事務長サービスは他院のさまざまな先生方の仕事を手伝っているからこそ、自分にはないアドバイスをもらえ、より視野の広い経営につながるのではないかと思います。

今では自医院にとって必要不可欠な存在であり、クリニックの一つの歯車ではないかとおもいます。

導入を検討している方へのアドバイス

最初は自医院の考えやなにをしてもらいたいのかが明確にないこともあるかと思いますしうまく伝わらないこともあるかもしれませんが、担当事務長は必ず院長の思いをよく考え汲み取ってくれます。長く続けて来てもらうことで要望を出さなくとも今クリニックに必要なことを事務長が考え行なってくれます。コスト以上のパフォーマンスは絶対にあります。

とにかく長く担当事務長と長く付き合い思いをぶつけることがうまくこの事務長サービスを利用するポイントではないかと思います。

導入のきっかけや理由

開業時より家内と二人三脚で経営をしてまいりました。その中で、いろんな形で出会った求人業者や広告業者を使いながら続けてまいりましたら、いつも人・モノ・金で悩み、その間隔は長いときもあれば短いときもあり、診療しながらのそれらの対応とそれに伴うストレスで私自身ギリギリの状態でした。。。。

そうした中でも、様々な分野の勉強会に参加する中で知り合った先生との話の中で、“事務長”というキーワードを耳にすることがありました。よくよく聞いてみると、診療以外のこと全般をおまかせしている人のことでした。

「うらやましい。。。でも、俺には一から育てる元気と勇気はない。」そんな中で、たまたまfacebookで目にしたアウトソーシング事務長。そのユーザーに先程の勉強会で知り合った先生がいらっしゃったので、更にお聞きしてご紹介頂いたのがきっかけです。

導入前に迷ったこと

お願いして、効果があるのか？どうか？？？

言い換えてしまえば、私自身と同じような考えを持っていただき、経営に関して力になってくれる人なんだろうか？？？この辺のところが迷ったというより心配ではありました。

導入後の感想（お褒めの言葉、良かった事）

私としては、事務長さんに来ていただいて本当に良かったです。うちは、ユニット3台、ドクター1人の小規模歯科医院です。もちろん、多額の出資は厳しいです。そのなかでも、マーケティングを中心としたプランでご紹介いただき、お願いしてから約2年で月あたりの患者数は明らかに伸びました。それに伴い、スタッフ数も当初、私入れて3人だったのが、今では私を含めて8名へと膨らませることができました。

このようにだんだん目に見える成果が出てくると、次にしたくなるのはこれまで抱えていた、「こうしたい。」「ア～したい。」このときの私は、もっと、スタッフとともに一丸となって院内を良くしていきたい。そのシステム作りを積極的に行っていきたい。ということでした。

現在では、その第2ステップに向けて日々奮闘しながらもお陰様で楽しく診療ができております。

導入を検討している方へのアドバイス

はじめは、この事務長サービスがどんなことをしてそれが一体うちにとってどう役立つのか？？？はっきり言って疑問でした。。。。でも、あのときの私は振り返ると必死で、一人で事務仕事をこなしながら診療も行う。はたしてこんなことしながら、開業し続けて楽しいのか？でも、世の中には開業しても、楽しみも忘れずに過ごしてらっしゃる先生方って多いよな？？？

うらやましい。。。。

やっぱり、自分一人では限界がある。

そんなときだからこそ任せられる人を見つける！

だったら、はじめからノウハウと情報をたくさん持っているアウトソーシング型事務長におまかせしていかがですか？だって、ずぶの素人を雇って一から育てる時間と労力がかけられない僕みたいな先生は、アウトソーシング型事務長さんをお願いするだけで育てる時間と労力は省かれる。見方によってはそれだけでもお願いする価値はあるような気がいたします。あとは、やりながら先生お一人お一人のビジョンを見失うことなく、みんなで邁進するだけです。ぜひとも、私と同じようなお悩みや境遇の先生方はお問い合わせ見てはいかがでしょうか？

導入のきっかけや理由

2007年に開業して10年以上経過し、患者さんも増えてきたことに伴って、スタッフも増えてきました。それまではどうにか自分なりに工夫をしながら仕事をしてきましたが、日々の診療だけでなく、いろいろな雑務やスタッフマネジメントなどやらなければならない仕事が大変多くなってきて、仕事に追われるような感覚にとらわれました。

忙しい中、院長のメインの仕事である今後の展開を見据えて戦略をたてる、そのための時間が取れなくなってきて、やはり一人で出来る事には限界があると感じるようになりました。様々な雑務を行ってくれる方や、戦略を立てる際に一緒に考え、実行のサポートをしてくれる方がいないかと思い、知り合いの先生でも多く利用していて評判の良かったMOCALさんに相談をしました。

導入前に迷ったこと

まず率直に感じたことは「高い」という事ですね。

MOCALさんに相談した時、説明に来てくれた営業担当者さんは、私のやりたい事、今困っている事を丁寧にヒヤリングして頂き、それをクリアするためにMOCALではこのようなサポートができると具体的で的確な提案をもらいました。ただ、やはり高いという感覚があったので費用対効果は非常に気になって、しばらく悩みました。

導入後の感想（お褒めの言葉、良かった事）

費用的に非常に悩みましたが、現状のままでいても今後の展望を進めていくこともできず、毎日診療と雑務に追われる日々の繰り返しになってしまうと思い、思い切ってお願いすることにしました。

サポートして頂いてまず感じたのが、できるようになるまで待つ必要もなく、すぐに仕事が回ったという事です。これには本当に驚きました。一人で悩んで困っていたのが何だったんだと思えるくらい見事に仕事が進んでいき、気持ち的にもとても楽になったのを覚えています。

現在は経営相談とプロジェクトを進めるプランと、院内の各種の書類整備や雑務を行ってもらうプランの二本立てでお願いしています。攻めの経営相談、守りの書類整備、両方利用させて頂き、まさに最強の楯と矛を手に入れた戦士のようです（笑）。

どちらのプランの担当事務長さんも歯科専門のため、やりたい事をよくわかってくれているのがとても助かります。おおよそのイメージをお伝えすれば、私のやりたい事が伝わり、複数のご提案を頂けるので、その中から一番良さそうなものをお願いしておくと、あとは業務完了までスムーズに進めて頂けます。一人で悩んでいた時代が嘘のように医院の業務が回り始めてきてとても助かっています。

導入を検討している方へのアドバイス

費用を気にしていた私のような方には、「迷っているなら絶対やった方が良い！」とお伝えしたいですね。

あの時費用を気にしてお願いしていなかったら…と思うと少し怖い感じがします。

MOCALさんにサポートしていただくようになってからは私の視野が広がり、別の未来見えてきました。迷っている先生がいたら、私もMOCALさんと一緒に説明に行きますよ！どれだけ良いサービスか、経験者として直接、生の声をお伝えします！

導入のきっかけや理由

このMr.歯科事務長サービスを使っている先輩の院長がいて、処理できないデスクワークを含めた仕事が溜まってきて、優先順位や何をどう進めてよいか分からない状況になってきたため、導入しようと思いました。

導入前に迷ったこと

MOCALさんも引き合いが多く忙しいみたいで、「サポート開始まで少し待ちます」と言われて、すぐに出来ないといわれたときは迷いました。

導入後の感想（お褒めの言葉、良かった事）

第二象限の仕事がいかに溜まっているかが整理でき、導入後に頭の中がすぐにクリアになりました。モヤモヤしていたものがスッキリしたためよく寝られるようにもなりました（笑）

具体的には、導入しようと思っても一人ではなかなか難しかった人事評価制度の構築とその落とし込みまですることができ、公平にスタッフを評価できるようになったことで、スタッフマネジメントがより円満になりました。

予防診療システムの整備においても、プロジェクトミーティングのサポートに入ってもらうことで、リコール率も着実にあがり、定期来院の仕組みづくりを行うことができました。

導入を検討している方へのアドバイス

自分の時間を作りたい院長先生には是非お勧めしたいサービスです

導入のきっかけや理由

自分だとなかなか難しい医院にとっての第二領域の仕事ができないことにストレスを感じていました。そんなときにすでに導入している友人の先生から、専門の方がそういった仕事や課題の解決の手助けをしてくれるサービスがあることを知り、「絶対やった方が良い、それもすぐやったほうがいいよ」と言われて、話を聞いてみようと思いました。

導入前に迷ったこと

導入しようと思ったときに、実際のところ何を頼んだらいいんだろう、という気持ちはありました。また、自分は一緒に仕事をする人との相性を大事にしているので、どういう担当の人がくるのか、その事務長とうまく仕事できるのか、当然ながら事務長といわれる人と仕事をしたことがないことは大きな不安でした。

導入後の感想（お褒めの言葉、良かった事）

実際に導入してみると、思った以上に仕事のスピードが速く、「友人の先生が言ってたのはこういうことだったんだ！」というのが実体験としてすぐに分かりました。事務長を活用してる医院と、そうでない医院は相当な差が出てくるんだとろうと。今考えるとゾッとします。。また担当の事務長は相談相手としても力になってくれています。客観性をもって今医院にとってなにが大切かを伝えてくれるので、やらなければならないことが明確になりました。

また悩みや課題に対して、事務長も一緒に考えてくれること、上からでも下からでもなく、対等な立場で、こうよりもこっちじゃないか、ちょっと違うときは違う、と正直な意見を伝えてくれることは心強いです。孤独感がなくなり、自分の気持ちを安定的にしてくれます。相談役が増えるのは何事にも代えがたい宝と言っていいでしょう。

また担当事務長ひとりの能力だけでなくて、MOCALという会社のリソースを活用できるので、手厚いサポート力を感じてます。

導入を検討している方へのアドバイス

このMr.歯科事務長サービスは正直やってみないと、本当の良さって分からないと思います。やったことない先生がほとんどだと思いますから。ですので、悩まれている先生はとりあえず月1回からでもやってみるとよいと思います。

ただ簡単に他の人にはあまり教えたくないんだよな～というのが本心です（笑）

「どこもかしこもMr.歯科事務長が入っているが当たり前」みたいになると当院が差別化できなくなりますし、当院の競争力が減っていく気がするので…複雑な気持ちです（笑）

導入のきっかけや理由

元々某有名コンサル会社を導入していましたが、父からの事業継承も終えて、これから自分を中心とした組織づくり、医院経営をやっていくというフェーズになったときに、経営相談相手＋実務領域までやってくれる右腕のような人材が必要だと思いました。 そんなときにMOCALさんの事務長サービスというのが目に留まりました。

導入前に迷ったこと

コンサル会社はいくつか導入していましたが、事務長サービスというのはもちろん使ったことがなかったので不安がなかったと言えばウソになりますが、営業担当の方と2回お会いしたコミュニケーションの中で、信頼できる会社だと感じ導入を決めました。導入当初は私もまだ30代前半だったので、ともに担当の方とパートナーとして一緒に成長していきたいという気持ちがあり、若手の人材を希望しました。

導入後の感想（お褒めの言葉、良かった事）

導入してすぐに医院大規模改装という一大イベントがありましたが、業者間の調整・スケジュール管理などをしっかりサポートやってくれて、すぐに事務長サービスのメリットを感じました（少し無茶ぶり感ありましたが 笑）。
コンサルとの違いは、上からではなく私の実現したいことに沿って物事を進めてくれるので、決して画一的ではないオリジナルなサポートを提供してくれることです。また実務まで担ってくれるので成果に現れやすいのは実感としてあります。
当院では、マーケティングから、院内ミーテング準備・運営、経営の相談から細かな実務面まで本当に幅広いサポートをしてもらっています。海外講演発表の現地サポートまでやってくれたのは助かりました！（また行きたいですね！）
今は2人の事務長にそれぞれ来てもらって異なる業務領域を推進してもらっています。
これからも事務長と一緒に成長を実感しながら歩んでいきたいと思います。

導入を検討している方へアドバイス

自分の進むべき方向が定まっている院長にとって、事務長サービスは強力な推進力になるはずです。
日々の医院運営のなかで色々と悩むことがありますが、
いつでも相談できる安心感、想いを理解してくれる心強さは何事にも代えがたいものですよ。