事務機能のアウトソーシングで選択に迷っている方は、自医院にとって本当に必要としている「機能」や「効果」、そしてサービスの「拡張性」「継続性」から選択することをお勧めします。
ITツールの発達、社会の流動性を背景に「オンライン事務代行サービス」を目にする機会が多くなりました。業態を問わないサービスから、歯科事務に特化したものまで様々なサービスがあるようです。
歯科医院の事務機能のアウトソーシングとして、どのサービスが自医院に適しているのか？に迷っている方は、以下の情報を参考に選択することをお勧めします。
【サービス比較表】
| Mr.歯科事務長 | オンライン事務代行（歯科専門） | 大手事務代行 | |
|---|---|---|---|
| 依頼できる業務範囲 | ◎ 経営参謀〜事務まで |
△ ルーティン事務中心 |
△ |
| 使いやすさ | ◎ 訪問型 |
△ 完全オンライン |
△ |
| 費用の安さ | ○ | ◎ | ○ |
| 歯科専門性 | ◎ 開業・レセ・訪問・接遇・ 教育まで幅広い |
△ DA・DH経験者レベル |
× |
| ノウハウ・実績 | ◎ 250医院実績・約10年 |
△ | × |
| スタッフレベル | ◎ 企業経験の豊富な社員 |
△ フリーランス中心に運営 |
△ |
| 経営的な付加価値 | ◎ | △ | △ |
| サービスの拡張性 | ◎ 事務～専門サポートまで |
△ 事務・雑務 |
△ |
| 事業の継続性・安定性 | ◎ 実績10年以上 |
△ | ◎ |
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1． 本当に必要なのは「事務」ではなく「マネジメント」であることが多い
経営実務の中には大きく分けて２つの分類があります。「マネジメント」に属するものと、「事務」に属するものです。一般的に「事務」と考えていることの中にも、実はマネジメント的な観点から「経営判断」や「調整」、「事務実務」を行うべきものが多く含まれています。
一例をあげると、
- 労務に関する業務（就業条件、雇用契約、勤怠管理、有給管理、シフト管理、昇給や賞与査定）
- 採用に関する業務（競合を意識した条件設定、各種媒体管理、意図的な差別化要因の構築、紹介会社との関係性構築）
- 制作物・広報に関する業務（院長自身が訴求すべきポイントや医院の「売り」を表現できないと汎用的なものしかできない）
Mr.歯科事務長は訪問型サービスで院長との打合せをしっかりと行いながら業務を進めるため、現場の温度感や細かいニュアンスを踏まえた「調整」を行ったうえで「事務実務」に落とし込みます。さらに一つ一つの「事務実務」の背景にある経営判断の部分でも、250医院以上のサポート実績を踏まえた情報提供を行いますので、目には見えない「良質な判断」を支えることでマネジメントに大きな違いを生み出しています。
また、訪問して「事務」を行っているように見える中でも、スタッフからの相談を受けたり、院長の意図を代弁するなど、オンラインでは絶対に得られない「コミュニケーション補完機能」というマネジメント面での価値を感じていただいているケースも数多くあります。
2． オンライン事務代行では「事務負担が思ったほど軽減しない」ことも多い
オンラインのサービスには一定の限界があります。例えば、採用媒体を魅力的に見える形にブラッシュアップしたいという希望を、オンライン事務代行を使って実現する場合、医院では以下の業務を行う必要が出てきます。そのため、思ったよりも事務負担の軽減が実現しないという声を聞くことが多くあります。
- 医院の魅力や差別化ポイントを考えて言語化する
- 集合写真撮影
- 先輩スタッフの仕事中の写真撮影
- 先輩スタッフの声のインタビュー
- 関連書類をPDF化、写真等データを送付
- オンラインでつないで要望を説明する
Mr.歯科事務長は担当事務長が定期的に医院に訪問します。スタッフへの協力依頼や写真撮影、インタビュー、記事やキャッチコピーの検討まで院長の代行として現場に深く関わりながら実務を行います。一気通貫で採用業務に関わるため「現場の温度感」、「医院への思い入れ」、「責任感」を持って進めることができます。こうした背景から、単なる「事務仕事」としての「採用」から、「戦略業務」としての「採用」という違いが生まれます。
3． 「事務代行」と「パートナー」という違いが成果の違いにつながる
オンラインは移動時間が不要なため大変便利な方法です。セミナーや情報共有のための会議等、「情報」や「知識」の共有には十分価値のある使い方です。
しかし「仕事」や「業務」は、単なる「情報」や「知識」の共有ではありません。「仕事」のコミュニケーションには「意志」や「熱量」を伴ったコミュニケーションが必要です。
こうしたコミュニケーションをとるためには、相手の顔色や、現場の空気感が大きく影響します。そして、何よりも熱量を持ったコミュニケーションが、結局は仕事の成果に大きな違いを生み出します。
オンラインでは、この微妙なニュアンスの違いを伝えるのが困難で「まぁ、いいか」と、妥協したコミュニケーションになることを、多くの方も経験があるのではないでしょうか。
Mr.歯科事務長は担当事務長が、定期的に院長と打合せを行いながら、院長のビジョンを実現することをミッションとしてサポートに当たっています。単なる「事務代行」ではなく「パートナー」として仕事を補佐するためには、院長と接し、スタッフと接し、熱量のあるやり取りが必要と考えて業務に従事しています。
また、事務員ではなく、ビジネススキルや企業経験豊富な事務長だからこそ、院長と高いレベルの意見交換をすることが可能です。こうした背景から多くの院長から「手放せない存在」と評価していただいています。
4． 料金設定が相対的に安く見えるが、サービスの継続性や拡張性を期待できない
Mr.歯科事務長とオンライン事務代行を単純な時給換算で比較すると、相対的にオンライン事務代行が安くなります。ある歯科医院向けサービスは、時給4,800円換算です。あるサービスでは、フリーランスが歯科医院の担当窓口としてオンラインで業務を行っているようです。
弊社のこれまでの経験上、事業規模が小さい間は、知人や縁故者を中心とした業務展開をしていることや、オフィス等もシェアオフィスを使い、また管理部門など間接費が発生しないため、単価を安く設定しても事業をスタートすることができます。
しかしながら、一定の規模で安定したサービスを提供し、事業の継続性を確保していくためには、オフィスへの投資や優秀な人材の採用、間接部門や社内システム構築への投資、また教育や管理人材への投資など、事業維持や発展のためにさまざまなコストが必要になります。
財務体力が低い中小企業がこの事業モデルを行う場合、社内の管理上の手間暇やコストが発生してくる規模まで顧客が増えたときに、仕事品質の劣化やサービス低下を生じる可能性が高いと言えるでしょう。
少し意地の悪い分析に捉えられる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、これはサービス単価の低い事業が必ず陥るパターンであり、実際に歯科業界でも見聞きしてきたことであります。
Mr.歯科事務長サービスでは、すでに250医院以上のお客様のサポート実績があり、今後も業界の発展を支えるために、事業の「安定性」、「継続性」、そしてさらにお客様が求めるサービスを追加していく「拡張性」「発展性」を視野に入れた事業展開を行っています。現在、7億を超える法人様のサポートまで行っているので、医院様の発展やその段階までの各フェーズで必要な、幅広いサポートを提供することが可能です。
5． 事務負担が減っても医院は成長しない？成長のために必要なものは「マネジメント」
医院の成長のために必要なことは、「成長領域に適切な手を打つこと」です。
この意味から、忙しい院長の事務負担が減り、時間を確保することはとても大切な視点です。しかし、これまで多くの医院様のお手伝いをさせていただき分かったことは、実際には「時間が足りない」ことよりも「打ち手が分からない」、「分かっていても自分一人では推進力が足りない」ということがボトルネックとなっていることが多いということです。
こうした観点から、オンライン事務代行が本当の解決策なのか？必要としているのは「マネジメント領域のサポート」ではないか？という観点から導入目的をチェックすることをお勧めします。
Mr.歯科事務長は「歯科にマネジメントを」というコンセプトのもと、250医院以上のサポートを通じて、様々な施策やノウハウを蓄積するとともに、多くのお客様の発展繁栄のお手伝いをしてきました。
また、Mr.歯科事務長の担当事務長は、ビジネス経験やスキルの高いスタッフで構成されています。特に、人事面でのサポートが必要な医院様では「管理職・マネージャー経験」のあるスタッフをアサインしています。
これらのことを踏まえると、多くのケースでは、事務アウトソーシング並びに歯科医院経営サポートの最適解は「Mr.歯科事務長」の導入であるといえるのではないでしょうか。アウトーシング活用検討のための参考情報としていただけると幸いです。