新患が減ってきた、マーケティングを強化したい

troubleicon_01

開業から時間が経過していくと、看板やホームページ、設備など知らず知らずのうちに色あせたものになるとともに、近隣に新しい医院が参入し、何もしなければ「新患数」は徐々に減少していきます。

患者さんは常に「新しくて」「便利で」「サービスの良い」医院を選択します。
開業から10年以上経過している場合、「集患力」が開業当初の半分に落ち込んでいることも少なくありません。看板、ファサード、ホームページも5年~10年で常にリニューアル投資を戦略的に行うことが、長く反映していくために重要です。
Mr.歯科事務長は200医院を超えるサポートノウハウを生かし、院長の右腕となって、各種マーケティング施策を代行します。
医院の「集患力」は、経営を安定させる基礎中の基礎です。投資体力が残っている間に手を打つことをお勧めします。

(主な施策)

・ホームページの強化(内容、SEO、SNS、PPC広告の活用)
・WEB予約やLINE相談の構築
・口コミ、紹介対策
・看板、ファサードのリニューアル
・各種ツールの制作(医院案内冊子、リーフレット、スタッフ紹介)
・初診カウンセリング、患者アンケート、症例写真集、ニュースレター

メンテや自費を提案する「カウンセリング」の仕組みを作りたい

troubleicon_02

人口の減少、疾病の減少、健康観の高まりがより鮮明化していくなかで、これまで通り「削って詰めるだけの保険診療」で経営を行うことは患者さんにとっても、スタッフにとっても、医院にとってもハッピーな事ではありません。

付加価値の高い自由診療や、健康を維持するための口腔ケアの重要性を、丁寧に情報提供していくことが、患者さん、スタッフ、医院にとっての三方よしの取組と言えるでしょう。

これを実現していくための「カウンセリングシステム」構築には、院長だけではなく、歯科衛生士やトリートメントコーディネーター、助手や受付など、それぞれが「目的」を共有し、チームとして役割分担していく「意識」と「仕組み」をつくることが必要です。Mr.歯科事務長がファシリテーターとなって医院にカウンセリングシステムを構築していきます。

(主な施策)

・プロジェクトミーティングを通じたカウンセリングシステムの構築
・カウンセリングで使用する各種ツールやスライドの説明
・スタッフ向け勉強会、ロープレ等の実施・ホームページや医院案内等からの情報発信
・メンテナンスリストの運用方法の構築
・メールマガジン原稿作成、配信作業

訪問診療先の顧客開拓をしたい

troubleicon_03

高齢社会を迎え、訪問診療のニーズは年々高まっていると言われています。

しかし、いざ訪問診療を始めようと考えた時に、何から手を付ければいいのか?患者さんはどうすればいいのか?と、立ち止まってしまうことはありませんか?

特に「か強診」の施設基準を取るためのハードルを越える診療実績を確保するためには、営業活動が必要になります。また介護保険の請求や各種資料の作成など、一医院で実行するのはなかなか難しいのが現状です。

Mr.歯科事務長には、訪問歯科の経験を有したスタッフや、営業を専門に行ってきたメンバーのノウハウがあり、立ち上げから営業活動の代行まで、医院の一員としてサポートを行います。

(主な施策)

・訪問診療用の営業ツールの作成(リーフレット・ポスター)
・訪問診療用の各種資料準備
・セミナー出席や施設基準申請など各種段取り
・介護請求等の準備や情報提供
・ケアマネージャーや施設への営業活動

説明資料や院内配信用のツールを作りたい

troubleicon_04

自費の提案をしたい。インプラントの良さをもっと知って欲しい。リコールの重要性を伝えたい。持ち帰り資料をもっと充実させたい。採用強化のためにパンフレットをつくりたい。

歯科医院から患者さんや求職者に配信したい情報は数多くあります。
しかし、既製品のツールでは、当院の「特徴」や「差別化」、「熱い想い」を上手に伝えることができません。院長のこだわりやきめ細かいディティールなど、オリジナルツールで伝えることで、ツールの効果はグッとあがります。

Mr.歯科事務長なら、院長やスタッフと膝を突き合わせて、ツールに込める想いや内容を打合せし、医院オリジナルの内容に仕上げていきます。デザイン会社にはない、ファジーなやりとりもきちんとキャッチして院長の想いを実現します。
また200医院以上で作成してきた、数多くの事例をもとにオリジナルに仕上げることも喜ばれています。

(主な施策)

・医院案内、治療メニューリーフレット、価格表
・説明用スライド、持ち帰り資料
・問診表、コンサルシート、治療アンケート、患者様の喜びの声
・掲示物、リコールはがき、紹介カード、満足度アンケート
・リクルート用パンフレット、求人票、就職フェア用ポスター
・院内モニターで配信する画像やムービー

採用の仕組みを強化したい、定着率をあげたい

troubleicon_05

診療フル稼働で、いつも採用が後手後手になり「とりあえず補充採用」になっていませんか?こうした状況が続くと、幹部が育たない、いつも院長一人が忙しい、医院規模も大きくならない、そして何年たっても医院の成長は足踏み状態となってしまいます。

大手企業が「高卒採用」に乗り出すなど、採用市場は益々厳しい様相を呈してきました。ユニット5台以上の医院であれば、運に頼らず、「採用したい時に採用できる」という、「採用力」と「定着力」を上げておくことが、長く繁栄していくためにいまもっとも重要な打ち手と言えるでしょう。

Mr.歯科事務長は、「採用」~「定着」まで「勝つべくして勝つため」の取組の全てを一気通貫でサポートします。
一定の規模を超えた医院にとって、「採用」は「集患」より重要な取り組みになってきています。片手間だけで乗り切れるほど、これから時代は甘くありません。私たちが戦略スタッフとしてこの重要課題に取り組みます。

(主な施策)

・採用媒体のブラッシュアップ
・定期的なスカウト、紹介会社との連携
・採用サイトの制作、SNSの活用
・リクルートパンフレット制作
・学校訪問、就職フェアへの出展
・臨床研修施設の登録アプローチ
・就業環境の向上
・給与システムの構築
・院内活性化のミーティングやPJ活動

プロジェクトや委員会活動の運営管理をしてほしい

troubleicon_06

プロジェクト活動や委員会活動には、診療業務では得られない「スタッフ育成」の効果や「改善活動」の効果があります。

さらには、医院理念を深く落とし込む機会になったり、それぞれのスタッフが診療では発揮できなかった得意分野の能力を発揮したり、上手に取り組めば「人」や「組織」が活性化してきます。

しかし、プロジェクト活動や委員会活動には、実は「マネジメント」が必要だということが見落とされがちです。
目的や方法、スケジュールや品質管理、人のモチベーションや人間関係などさまざまに目を配って行わないと、単なるレクリエーションに時間を費やすことになったり、ひどい場合は、「診療以外のことで働かされている」という院長への不満につながることもあります。
Mr.歯科事務長がファシリテーターとなって、各種のプロジェクトや委員会を、院長に代わって効果的に運営していきます。

(主な施策)

・各種プロジェクトの運営管理
(キャンセル対策、リコールアップ、自費率アップ)
・各種委員会の運営管理(環境整備、社員満足、接遇)

毎月1~2回ミーティングの時間を取り、進捗の確認や次回までの指示、アドバイスを行いPDCAで取り組みを回していきます。

ミーティングを通じてスタッフと組織を活性化したい

troubleicon_07

組織規模に関わらずコミュニケーションが足りていない医院は数多くあります。院長自身はトラブルが起きるまで気づくことはなく、退職者が続いたり、いつの間にか組織風土が崩れていることを外部の人に指摘された時に、愕然とすることがあります。

特にスタッフ数が10人になる段階では、診療業務自体も高度化、専門分化していることが多く、さらに人間関係も複雑になってくるため、公式・非公式のコミュニケーションは意図的に増やしていくことが重要です。

組織や業務が滞りなく運営できるためには、最低限、月1回以上のミーティングの時間を取ることは必須です。理念や方針、重点課題や目標、情報共有、日常的な業務についての話し合いなど、組織のメンテナンスとして行うことが必要です。
しかし忙しくてミーティングの準備ができない、院長だけが一方的に話をして終わってしまう、効果的な議題をあげられない、など、うまく運用できないケースも多くあります。

Mr.歯科事務長が第三者の立場で、ミーティングをファシリテートし、決定事項がきちんと実行されているかを管理していくことで、実りのあるミーティングにするお手伝いをしていきます。

(主な施策)

・全体ミーティングの運営(ファシリテート、アジェンダ管理)
・幹部ミーティングの運営(ファシリテート、アジェンダ管理)
・プロジェクトミーティングの運営(ファシリテート、アジェンダ管理)

毎月1~2回のミーティング時にお伺いし、ミーティングの司会進行を行います。ミーティング前後で院長と落しどころや今度の進め方を打合せして、効果的な方向付けをしていきます。

面談を通じてスタッフの声をキャッチしたい

troubleicon_08

組織規模が多くなったり、診療中は忙しすぎてスタッフ一人一人の声をしっかり聴けなくなった、と感じることはありませんか?

歯科医院は女性中心の職場のため、コミュニケーションは院長が思っている以上に大切です。目標や指示命令だけで迷いなく動ける男性と違い、女性は、エモーショナルなフォローが必要です。
女性スタッフは、お金や目標数値達成のためではなく、「院長のことを助けたい」「しっかり自分のことを見てもらっている」という感情面まで配慮することが大切です。

しかし実際には、規模が大きくなると、一人一人の話を聴けるのは、がんばっても年に1~2回になります。その分を、幹部チーフや上司に代行してもらおうと思っても、微妙な人間関係があり、効果的なコミュニケーションならないケースも多くあります。

Mr.歯科事務長は、人事管理に精通した事務長が、面談を通じて「ガス抜き」「労いや激励」「相談」「アドバイス」「注意」など院長に代わって実施します。
もちろん院長が実施したほうが効果は高いですが、第三者だからこそ、本音が聞けたり、早めに結婚退職や人間関係のトラブルなど人事情報をキャッチすることが可能となるというメリットもあります。

また、不満を持っていたり、退職を考えているスタッフに対しても、院長に直接相談する前に、事務長が一次受けをすることで、柔軟な対応が可能になります。

(主な施策)

・個人面談
・組織の状態のアセスメント

1人30分~60分の面談を定期的に行います。面談した内容は終了後院長にレポートし、必要な対策について検討します。
※面談効果をあげるために、内容によってはすぐに院長に報告しないケースもありますので、ご了承ください。

事務的な仕事を軽減して本業に集中したい

troubleicon_09

組織化の基本は「院長は院長にしかできない仕事に特化すること」です。
臨床クオリティに関することや、歯科医師の育成、経営判断に関わるものや、外部からの情報収集、将来についての戦略や具体化のための方針を考えることなど、院長にしかできないことだけでも時間は足りないのが常ではないでしょうか?

特に事務的なルーティーン業務は、診療と比べると、生産性は高くないため、適性のあるスタッフや外部リソースを使うことが効果的です。
しかし事務的なルーティーン業務といっても、スタッフに頼むには難易度が高い、派遣を頼もうにも専門性が高く、結局は説明などの手間が発生する。

Mr.歯科事務長は、院長が抱える歯科医院特有のさまざまな事務タスクや、経営実務を代行し、医院で一番貴重な院長のリソースに余裕を生み出します。

(主な施策)

・経理・給与・シフト・労務・会計士との連携(年末調整・決算処理)
・行政関連の対応(施設基準、保健所届出、厚生局等の対応)
・調査業務、購買、設備(修理やテナント対応)
・秘書的業務(出張手配、各種連絡、お礼状、年賀状、名刺)
・IT関連(PCやメール、プリンター、Wi-fi等の設定)
・ホームページの定期更新
・採用媒体の管理、応募者との日程調整

経営全般を相談できるパートナーが欲しい

troubleicon_10

事業経営のためのアイディアは絞り込んで「それが現実に使えるか。役に立つか。現実化できるかどうか」という考察を重ねることが重要です。

その際、経営レベルの話のできる第三者に、そのアイディアを投げてみて、何度もキャッチボールをして煮詰めていく過程はとても大事です。
具体的な実現法まで煮詰めない段階で、スタッフに仕事の指示を出しても
「また、院長が何かを始めるらしい、また途中でうやむやになるかもしれないから、ちょっと様子を見ておこう」と、せっかくの良き意図も実現に至りません。

Mr.歯科事務長は、200医院以上のマネジメント支援で培った事例をもとに、経営者の観点・実務者の観点から院長のアイディアを煮詰めるための、よきキャッチボール相手になります。

組織が大きくなるほど、経営判断にかかるプレッシャーや影響は大きく、重くなります。たとえ院長が経営者として優秀であっても、外部のブレーンやリソースを使えることはさらなる競争力につながるという意味でとても重要です。

(主な施策)

・院長のブレーン
・専属事務長や幹部スタッフの相談相手

毎月1~2回訪問して、経営ミーティングを行います。ミーティングで出た課題に関して、ミーティングにとどまらず、スタッフ面談を別に行ったり、必要な実務まで行います。(人事評価制度の構築、給与システムの構築、ホームページのリニューアルなど、重要課題の実務まで担当します)

医療法人の本部組織を構築したい

troubleicon_11

スタッフが30名~50名に向かう段階で、事務部門の強化が必要になります。
優秀な事務方(奥さんや親族のケースが多い)が孤軍奮闘で、これまで管理してきたものも、マンパワーの限界でこの段階でほころびが出てくるケースが多くあります。

優秀な事務方による管理から、「事務局・本部」として、役割分担した組織に変換することが、安定的に法人を運営していくうえで必要な対策になります。

この時に大事な視点は、「組織の設計」と「マネジメント人材」の視点です。
単に「事務処理ができる人材」と「一定の判断ができる人材」の違いを理解し、必要な人材をそろえ、業務がスムーズに流れるような役割や業務分担を設計することが必要です。

Mr.歯科事務長は、企業のマネジメントのノウハウを生かし、医療法人の組織構築をお手伝いします。規模や現在の人材、理念や方針に合わせて、法人ごとに必要な組織づくりを柔軟に進めます。
(経営コンサルタントは、マーケティングを中心に個人スキルを磨いてきた方が多く、こうした組織作りは経験していない方が多いようです。)

(主な施策)

・事務スタッフの採用
・マネージャー人材の採用
・業務や組織の設計
・各種組織の規定や運用ルールの整理
・コミュニケーションの体系の整理(会議やミーティング)
・規模に応じたツールの導入支援(グループウェアやワークフロー等)

開業や分院、移転について相談したい

troubleicon_12

開業、分院開業、移転開業には、それぞれ事前にリサーチや検討しておくべき項目が数多くあります。

Mr.歯科事務長は、200医院以上のサポートノウハウと業界の人脈やパートナーとの連携を踏まえて、リサーチや戦略構築、物件探しや内装業者などコーディネートまで一気通貫したサポートを提供しています。