プロフェッショナル事務長が貴医院の事務長を養成します。

医院規模も大きくなり、そろそろ「専任事務長」を雇用しようと思っているが、 「どのような経歴やスキル、性格の人を採用すればよいか、判断に自信がない」 「採用後に教育できる体制がない。」 「マーケティングやマネジメントについて相談できる事務長に養成したい」 などの声を多数お聞きします。 このような院長のニーズにお応えするために「事務長養成プラン」をご用意しました。 院長への報連相の方法、スタッフと院長のコミュニケーションの橋渡し、ミーティングのファシリテイト、面談の進め方、業者との折衝など、Mr.歯科事務長のノウハウ・スキルをトランスファーいたします。

img_jimuchou_training_2

 事務長養成プラン費用と事務長養成の進め方

別途消費税

事務長養成プランメニュー 価格 訪問回数
人事/マネジメント型 事務長養成プラン 応相談 2回~/月
業績向上/経営参謀型 事務長養成プラン 応相談 2回~/月
※この「事務長養成プラン」では、「レセプト関連業務」「経理」や「シフト管理」、「給与振り込み」など、院内で教育できる日常業務ではなく、院長の経営アシスタントとして、第二領域の課題を担当できる「仕事のスキル」を、OJTを中心に身につけていただきます。
内容
OJT/座学 訪問時間目安と業務の進め方は「アウトソーシング事務長サービス」に準じます。 1回3~5時間の訪問時間で、重点課題のOJTを行います。 最初の1年は、1テーマ/月毎にテキストに基づいた座学教育を行います。
日常サポート メール相談に随時対応します。 弊社内で作成したツール提供やノウハウなどの情報提供を行います。
月次アドバイス 月次報告書の作成と提出をしていただき、毎月、業務の進め方についてのアドバイスを行います。
レポート課題 3ヵ月に1回(計4回)、課題図書を読んでいただきレポート作成に取り組んでいただきます。 マネージャーや経営担当者として必要な知識や考え方を学んでいただきます。
育成テキスト 事務長養成用の業務マニュアル一式を提供します。

事務長養成プランを1年以上ご利用いただいた後にも、メールや電話でちょっとした相談や情報提供を希望される場合には、月額15,000円~で専任事務長のアドバイザーとして引き続きサポートします。(訪問はありません)

 お申込いただく前にご確認ください 

事務長養成の結果や育成にかかる期間については、対象となる人材の経験や能力によって大きく変わります。成功保証のサービスではありませんので、予めご了承ください。
まずは院長が求める「事務長活用」について、お聞かせください。 貴医院にあった育成と活用をご提案させていただきます。

まずは院長が求める「事務長活用」について、お聞かせください。
貴医院にあった育成と活用をご提案させていただきます。

 事務長養成 機能一覧

機能区分 業務種類 業務内訳 プラン
人事 マネジメント型 業績向上 経営参謀型
総務
秘書
ツール・書類作成 院内掲示物・配布物・書類・集計フォーマットなどの作成
調査・手配・購買 各種調査や購買(近隣駐車場・ホテル・航空券・会場・機器・什器)
PC/IT回りのフォロー PC関連(PC設定・メール・メーリングリスト・無線LAN・プリンタ・クラウド)
行政手続き 医療情報サイト登録、ハローワーク、法務局等への届出(難易度の高いものは除く)
採用関連 採用媒体との調整・進捗管理
渉外代行 メーカー・業者・パートナー企業との連絡・調整・連携
データ作成・整理 顧客管理データ・入力作業・統計データ加工
環境整備 文書ファイリング・カルテ庫、バックヤード整理方法企画・実施
マニュアル作成 マニュアル作成サポート
マーケティング ホームページ コンテンツ修正・追加・強化、フリーポタータルサイトへの登録、管理
リスティング広告 リスティング広告の設定・運用、アンケート収集方法構築・運用
診療システムサポート 初診コンサル等の運用方法構築サポート
囲い込み対策 メール収集方法構築・メールマガジン原稿作成、配信
広告対策 看板・公共機関・地域紙・電柱広告等、プランニングと調整
院内セミナー 院内セミナー・教室などの企画・段取り・運営
診療実績管理 診療実績管理表の集計と改善点のレポート
営業 PR拠点開発 近隣店舗へのあいさつ回り、訪問歯科診療先の営業活動
人事
組織
組織図・社員名簿管理 組織図の作成・社員名簿・緊急連絡網の定期管理
ミーティング アジェンダ管理とファシリテーター
勉強会 外部講師等を招いての勉強会の企画・運営
面接 歯科助手/歯科衛生士の一時面接/適性テストの運用
スタッフ面談 定期面談と院長への報告
スタッフ教育 ビジネス常識や仕事観に基づいた育成をサポート
人事評価 人事評価制度構築のサポート(必要に応じて社労士を活用)
参謀
ブレーン
経営計画 経営計画・経営戦略策定のサポート
戦略構築 診療実績管理表の分析/対策構築
経営者サポート 経営全般の相談相手

 歯科事務長の4つのタイプ

貴医院で求める事務長はどのタイプ?

総務型

主に、院長や奥様が行っている事務等のルーティーン雑務を担当してもらうことで、院長の雑務負担を減らします。 経理や秘書的な業務がメインです。

人事・マネジメント型

人事面で院長の負担を軽減し、大きくなった組織を安定させながら、チーム化・組織化の側面支援を担います。 主に、人事や労務面での対応窓口となり、面談を通じてスタッフ間の調整を行います。

マーケティング型

主に、院外・院内マーケティングや広告宣伝、スタッフのチーム化や育成を通じて、「業績向上」に関わる部分を担います。会社であれば、マーケティング担当マネージャーや営業担当マネージャーに当たります。

経営参謀型(経営パートナー型)

院長の経営参謀として、診療業務以外の経営実務に関して、院長のポリシーや目標を理解した上で「意思決定」まで行います。また対外的な折衝や交渉でも院長の代理を努めます。

 事務長採用が難しい3つの理由

1、求職者のニーズと歯科で提供できる処遇がマッチしていない

優秀な人材、とりわけ「経営」や「マーケティング」に興味を持ち、スキルや実績を積んできた人材はもともと上昇志向を持っています。彼らは「キャリアアップ」や「収入増加」に強いモチベーションを持っており、より大きな舞台で自分を試したい、活躍したいと考えています。 このニーズに対して、彼らに大きな舞台、高い報酬、キャリアプランを描ける職場を提供できる歯科医院は、数少ない大型法人ぐらいではないでしょうか。

2、求められるスキルや能力が高い

大きな会社の場合、「営業」「業務」「財務」「人事」などのように、組織は各機能に分かれています。専門分野の一つのスキルがあれば、歯車の一つとして十分に仕事ができます。 しかし、小さな会社や歯科医院の場合には、一人の人間が複数の役割を果たす必要があります。特に事務長に「経営パートナー」としての役割を期待している場合、診療以外のオールマイティーな能力を求めることになり、言い換えれば、小さな会社の社長が務まるような人材を採用しようとすることと同じです。

3、採用しても事務長の育て方が分からない

院長は「自分が何をしたいか」という目標や目的が明確であっても、それを事務長が実現していくために身につけなければいけないスキルや、学ばなければいけない知識がどの程度あり、それを身につけるために、どのぐらい時間がかかるものなのかについては、熟知していないケースが多いようです。 ここで、「採用はしたが思ったように仕事をしてくれない」というギャップが生まれ、双方にとって好ましくない結果になることがあります。 また、そもそも、どのような経験や経歴の人材をとれば、現在の医院が求めるニーズに合致するのかについても、なかなかイメージできないという院長も多いようです。 実際にはこれほど難しい事務長採用。ではこのような制約条件で、事務長の活用を成功する方法はあるのでしょうか?

 事務長活用の成功パターン

【成功パターン①】友人・縁故者から優秀な人材を採用

特に「経営パートナー型」の数少ない成功パターンを見てみると、学生時代の友人や親戚など、縁故者から、たまたま良い人材を得られるケースが見受けられます。 事務長に経営パートナーとしての役割を期待しているのであれば、相応の報酬(中小企業の課長~部長職などその人材が他の企業で得られるであろう報酬と同程度)を用意することと、優秀な人材特有の自己実現欲求を満たすための場を、外に求めることも許容することが必要の場合があるでしょう。 院長が「夢」を語り、相手の人生に責任を持つ覚悟で地道な説得活動が必要です。

【成功パターン②】機能ごとに必要な人材を分ける

オールマイティー型の人材を採用することは至難の業です。 まずは、経理と雑務を処理してくれる女性パートスタッフの活用から始めるなど、「段階的」かつ「機能分担」という視点から、人材の採用を進めて行きましょう。 経理・雑務の次のステップでは、「総務・人事管理担当」や「マーケティング担当」など、その時々に医院に必要な人材を採用してはいかがでしょうか。 また、医院規模がそれほど大きくない場合であれば、女性パートスタッフではカバーできない上位の機能(人事・マネジメントやマーケティング)を、弊社の「アウトソーシング事務長」でカバーすることも、目標達成までの時間短縮を実現する上で有効な策でしょう。

【成功パターン③】必要な人材を手間暇をかけて育てる

「即戦力」や「優秀な人材」は自医院では採用できない、という前提を受け入れて、手間暇をかけて、自医院で育成することも長い目で見て有効な策と言えるでしょう。 素直で忠誠心が高く、地頭もそこそこ良い若手の男性を採用して、3~5年かけて育成していくことで、やがて院長の右腕としての役割を果たしてくれることでしょう。 ドラッカーの著書では、人材養成に必要な4つの役割が書かれています。 ①導いてやる相談役 ②技術を伸ばしてやる教師 ③進歩を評価してやる判定人 ④励ましてやる激励者 新しく採用された男性の事務長には、相談できる上司は院長だけというケースがほとんどです。いま自分がどの程度、医院に貢献できているのか、女子スタッフとの接し方や立ち位置はこれでいいのか、次に必要なスキルは何か、その為に何を学ばなければ行けないのか、など、院長が①~④をサポートしてあげなければ、途中で挫折してしまうでしょう。 この時に、医院での立ち位置や必要なスキル・知識、仕事のやりかたを相談できる補助者がいるかいないかは、事務長養成の成果に大きな違いを生み出します。 Mr.歯科事務長の「事務長養成プラン」は、上記①~④を、院長に代わってサポートさせていただくプランです。 大型法人でない医院で、事務長活用に成功する最も確実な方法です。