こんなお悩みはありませんか?

経営者目線で意見交換できるパートナーが欲しい

事業経営のためのアイディアは絞り込んで「それが現実に使えるか。役に立つか。現実化できるかどうか」という考察を重ねることが重要です。
その際、経営レベルの話のできる第三者に、そのアイディアを投げてみて、何度もキャッチボールをして煮詰めていく過程はとても大事です。
具体的な実現法まで煮詰めない段階で、スタッフに仕事の指示を出しても
「また、院長が何かを始めるらしい、また途中でうやむやになるかもしれないから、ちょっと様子を見ておこう」
と、せっかくの良き意図も実現に至りません。
Mr.歯科事務長は、経営者の観点・実務者の観点から院長のアイディアを煮詰めるための、よきキャッチボール相手になります。

経営事務を担当してくれるスタッフが欲しい

一般的な企業には、「営業」「製造(仕入)」「総務(経理・人事)」など、事業経営に必要な業務を分担する部門が存在しますが、歯科医院では院長一人(奥さんがお手伝い)で業務をこなしているケースがほとんどです。
少し大きくなってきた医院では、受付スタッフに事務仕事をまかせますが、経験不足のため、結局は一から十まで院長が手取り足取り、説明をしなければ進まない業務も多々あります。
「大学に求人票を送っておいて!」
「外来環境加算の申請しておいて!」
「ホームページに、新しい設備や治療方法のコンテンツ増やしておいて!」
「オンライン請求の方法を調査しておいて!」
などなど、経験の浅いスタッフでは処理に時間がかかる業務が多い物です。
Mr.歯科事務長は、ビジネス経験豊富なスタッフと社内に蓄積されたノウハウで迅速に業務を進めます。

ひとつの医院をチームでサポート

各医院の課題はミーティングで話し合い、チーム全体のナレッジで解決してきます。
また新しいノウハウやトレンドなど情報や知恵が蓄積され、クライアントに還元されます。

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院長とスタッフのクッションになってくれる管理者が欲しい

人間には必ず長所・短所があり、経営者の立場から見ると、ついつい短所が目につくことが多くなります。スタッフはというと、頭では分かっていても、いろいろな不満や不安を「医院や院長のせい」にしてしまうという精神的な甘えを持っていることが多いようです。

実際には、冷静なコミュニケーションをとることで理解しあえるのですが、当事者同士、感情的になってしまい、良好な話し合いがなかなか持てません。

Mr.歯科事務長が、(医院の一員でありながら)第三者的な立場で双方の話し合いに同席することで、冷静なコミュニケーションが生まれます。また、スタッフのガス抜きなどを代わりに行うことで、院長の負担を軽減します。

院長は知っているつもりでも…

スタッフが7人を超えると、誰が何をやっているか?誰と誰がどんな関係か?など、院長は把握しているつもりでも、見えなくなってきているものです。Mr.歯科事務長はアンテナ役となって早い段階で院長にアラートをあげます。

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院長の言いたいことを代弁してくれる幹部が欲しい

経営方針、新しい取組、院内で起きたさまざまな事件に対する価値判断、これらは最終意思決定者である院長が示すべき内容です。

しかし、効果的にスタッフを巻き込み、動かしていくためには、事前の根回しや第三者的立場からの助言があることでスムーズに事が運ぶことも多いものです。

Mr.歯科事務長は、他の医院の実例を踏まえ、第三者的な立場、一般企業の実例など客観的な指標を用いてスタッフへの事前根回しや助言を行います。

スタッフ向けキャッシュフロー勉強会

「院長は儲かっている!」とキャッシュフローや経営について知らないスタッフは思い込んでいるものです。税金や福利厚生、開業資金の返済、リスク対策のための余剰金などなど、経営についての基礎知識をしってもらいたいなど、スタッフ向けの勉強会も企画運営しています。

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調べ物、調整、交渉など、なんでも代理でこなしてくれるスタッフが欲しい

業者との交渉、行政機関への問合せ、会計士・社労士への伝達事項、未払い患者さんへの支払い催促など、院長でなくてもできそうな業務をスタッフに依頼したいと思うことはありませんか?

しかし、来客や打合せ、交渉事など、若い女性スタッフではちょっと頼りなくて任せられないケースが多い物です。

Mr.歯科事務長は、ビジネス経験や業務実績が豊富なスタッフが、院長の代理となって、各種渉外を担当します。要点だけを院長に報告するので、院長の負担が軽減します。

毎訪問時には対面で打合せを行うから安心

メールや電話のやりとりでは、仕事の微妙なニュアンスが伝えにくかったり、頼むのも面倒だから自分でやってしまう、ということも多くなります。Mr.歯科事務長は、毎回の訪問時にしっかりと院長と打合せを行って業務を進めます。

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アイディアややりたいことを形に落とし込んでくれる優秀なスタッフが欲しい

頭の中に構想やアイディアはあるのだが、現実的な落とし込みをするための時間がない。やりたいことややらなければならないことはあるのだが、気力や体力も落ちてきて、なかなか着手できない。

このような時にも、ビジネススキルの高い事務長がいれば、院長のアイディアを具体化するまでの準備をすすめ、一体となって実現をサポートします。

ある院長曰く、「僕にとっての事務長は、桑田(佳祐)にとっての原ボー」(桑田は天才的な音楽を生み出すが、楽譜に落とすのは原ボー)だと。

何年も構想していた院内セミナーを実現

開業時から構想していた、一般患者さん向けのセミナーを開催。セミナーの構想、集客方法の検討、集客ツールの準備、スタッフとの準備段取り、当日の撮影、アンケートの回収、次回以降のための反省会、これらの一連の企画と運営も、仕事スキルの高い事務長がいれば実現も容易です。

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HPなどを定期的に運用チェックしてくれるマーケティング担当者が欲しい

ホームページ業者に任せていたら、毎月SEO費用が40万円請求されていた!

これは実際にクライアント医院であったケースです。

無駄なキーワードを洗い出すことで、効果を落とさずに、SEOにかける広告費用を半分以下にできますが、忙しい院長はそこまで目が回らないのが実情です。

また売り込み段階では熱心なホームページ業者でも、院長のチェックがなくなると、当たり障りのない使い回しのコンテンツを作成してしまうものです。

Mr.歯科事務長は医院の立場から、ホームページ業者との打合せ・調整を行い、医院のオリジナリティのあるコンテンツ企画、SEOなどの定期チェックを行うことで、効果的なマーケティングを行います。