Q.1 なぜ「アウトソーシング歯科事務長」なのか?

この問いについて参考となる見解を、ドラッカーは著書『未来企業』で以下のように説いています。

「生産性を向上させるには、仕事を立派に行うことによって昇進できなければならない。周辺的な仕事の場合においてこれが可能となるのは、それらの仕事を外部に任せたときだけである。アウトソーシングして初めて、それらの仕事に機会と敬意と将来性を付加できる」

『未来企業』

たとえば大学職員である限り、学生食堂の主任はいかに有能でも、いつまでたっても大学の一職員である。学生食堂の運営は、大学の価値体系の中心には位置付けられていないからだ。

しかし、独立した給食会社の社員であれば、昇進していくつもの大学食堂を管轄する事業部長になれる。うまくいけば社長にもなれる。問題に直面しても、会社には手を貸してくれる経験者がたくさんいる。仕事や設備の改善提案は、真剣に受け入れられる。

ほとんどの周辺的な仕事は、社内に置き続ける限り独占事業である。したがって、生産性を向上させるインセンティブがほとんど働かない。そこには競争も働きづらい。仕事ぶりを批判されると、人員増で応えようとする。

ところがアウトソーシング先の場合、サービスの向上とコストの削減に努めなければ、いつ競争相手に委託契約を奪われても仕方のないことを承知している。

「昇進の機会のない仕事はすべてアウトソーシングが常態になる。これこそ事務処理的、保守管理的、補助的な仕事にとって、生産性向上の唯一の方法かもしれない」

『未来企業』

Q2. 経営コンサルタントとの違いは?

経営コンサルタントとの最大の違いは「アドバイスのみ」ではなく、「実務を遂行する」点です。

歯科医院経営には二つの構造的な特徴があります。

労働集約型の歯科医療は、院長が治療をして初めて収益が生まれます。

院長の時間のほとんどは、自分自身が治療にあたることに費やされるため、仕組みづくりやマーケティング、情報共有やミーティング、人材の採用・教育などのために割く時間がほとんどないという「時間の問題」が構造的な特徴の第一点です。院長は、さながら日々にハードな業務をこなすプレイングマネジャーにも似ています。

そしてもう一つが、チームをつくり組織を動かしていく難しさです。

一般的に歯科のスタッフは、一般企業や組織経験が少ない女性スタッフが多い傾向があります。この女性スタッフとともに組織的に仕事を進めていけるようにしていくことが、医院の仕事の生産性向上に大変重要なポイントとなります。

しかし一般企業の社員でも、様々な研修やOJTを通じて、時間をかけて組織仕事を覚えてゆくわけです。スタッフ育成は歯科に限らず労力と根気と時間のかかるものであり、院長が多くの時間を教育に割かなければならない実情があるのです。

現状の院長の孤軍奮闘から、業務をどう組織仕事に変えていくか?という「人材・組織の問題」が構造的な特徴の第二点です。

アウトソーシング歯科事務長は、この二つの歯科の構造上の特徴に対して、アドバイスだけにとどまらず、具体化な経営実務をサポートします。

具体的には、

  • ミーティングの議題管理と運営
  • 各種課題の管理・進捗管理
  • マーケティング効果の継続的な施策と管理
  • 業者やパートナー企業との調整管理
  • 人事一般(採用活動・面接・院内の人事調整)
  • 院内の資料・ツール作り
  • 医院スタッフ様の業務管理
  • スタッフ様を巻き込んでの仕組みづくりの実務

など、自らの業務として実務を取りまとめます。

Q3. 同じ金額を支払うならフルタイムのスタッフのほうが得なのでは?

問題解決のための「事務長の雇用」自体が、新たな悩みの種になることも。

専任やフルタイムの事務長雇用にはいくつかの方法が考えられます。

1. 専任事務長を社員として雇用する

弊社では「専任事務長の採用をしたい」というお客様のニーズをよくお聞きします。歯科医院に事務長職として就職した場合、その方のキャリアプランは生涯事務長のみになる可能性が高いでしょう。上司は生涯院長のみという環境ですので、歯科医院と一般的な企業を比較した場合、バリエーションのある魅力的なキャリアプランが極めて描きにくいのです。この理由から歯科医院の事務長職には、まず応募そのものが少ないことが指摘できます。生涯仕事をしていきたいという方は、一般的には「仕事に人生をかけ、家族を養い、人並みに出世もしてみたい、尊敬も受けたい」という欲求を持っている方が多いと思います。しかし単独の歯科医院では、これらの希望を充分に満たせるだけのキャリアプランを用意することが大変難しい現状があります。

変化に富んだキャリアプランを望む人材であれば、せっかく仕事を覚えてもらっても1~2年で「転職」していくことも充分考えられます。その反対に、変化を望まないかわりに仕事への熱意がなく、言われたことだけを行う生産性の低いタイプの事務長を採用してしまった場合には、院長がひとつひとつ仕事を教えなければならないという、新たな「仕事」が発生してしまうのです。そして「この採用は失敗だった」と思っても、簡単に解雇するのは難しいでしょう。

業界を見ても、事務長を採用してうまくいっているのは、
院長の個人的な友人や知人が、経営パートナーとして事務長をしているケースが多いようです。

  • 採用に手間暇がかかる(複数媒体への募集、面談、事務処理)
  • 採用に当たりはずれがある
  • 採用後は簡単に解雇できない
  • 採用後の教育の負担
  • 固定費の増大(社会保障等)

など、専任事務長の雇用自体が、院長の負担や悩みのひとつになることがあるのです。

2. 人材派遣を利用する

まず前提として、派遣社員登録されている方は、圧倒的に女性が多いことが特徴です。派遣社員に支払う時給は現在@2,200~2,400円が相場と言われています。弊社でも「週2回(1日8時間)だけ事務長の仕事をしてもらえれば良い」という院長の希望をうかがうことがあります。その場合の派遣費用は、およそ月150,000円と比較的安価です。

しかしここには問題があるのです。なぜならほとんどの派遣社員は、自らの生活を維持していくためにフルタイムでの契約を希望します。その場合の費用はおよそ月380,000円となり決して安くはないのです。(1日8時間×20日)

もともと人材派遣に登録する方は、時間単位で指示を受けた仕事をこなすタイプです。このタイプの場合、院長の管理負担が増えるか、また「仕事レベル・成果物のクオリティ」についても、あたりはずれがあります。もう1つのタイプは、組織への帰属をあまり好まず、自身が持つスキルの提供で自由度の高い仕事のスタイルを求めるタイプです。このタイプの場合、長期契約が困難です。例えば「一定期間お金をためて海外旅行をする」ことを目的に派遣で仕事をする方がいます。この場合、目的を果たしたら辞めてしまいますので、院長はまた新たな派遣社員を雇用し、最初から仕事の指示をしなければならないのです。

専任事務長や派遣社員と、アウトソーシングMr.歯科事務長を比較すると、

  • 契約は簡単
  • 経験豊富な人材がくるので生産性が高い
  • 組織的にサポートするため、医院の業務は継承される
  • いつでも解約できる
  • 経費として扱える
  • 固定費高のリスクがない
  • 管理負担が軽い
  • 医院経営に関する情報源としても有効

など、歯科医院の実態を反映したサービスとなっております。